Обзор Trello в качестве инструмента для писателя

Я планирую цикл, посвященный обзору писательского инструментария, который используется или ранее использовался мной. Это не реклама, мне интересно посмотреть на софт именно с точки зрения писательского ремесла, иные возможности я здесь не рассматриваю.

В плане выбора инструмента я капризный гик, который физически не может начать работу, если не создал себе необходимый минимум условий. Мое счастье, что за годы работы в IT я перепробовал много сервисов, и теперь могу себе позволить подбирать отдельное решение под конкретную задачу. Фактически кручу мысль в голове, примеряя ее ко всем знакомым мне инструментам, и смотрю, куда задача польется проще всего.

Хочу начать с сервиса Trello, который в принципе может быть единственным, при условии, что вы организационно и эстетически с ним подружитесь.

Большой плюс данного сервиса — ему не надо учиться. Можно открыть и начать набрасывать информацию. Интерфейс и возможности крайне аскетичны, и примерно такая же идеология проповедуется в ведении самой деятельности. Но для писателя это все равно сильно богаче, чем просто текстовый редактор. Это рабочая среда.

Краткая суть статьи

Trello хорошо использовать для:

• Планирования, индивидуальной организации и декомпозиции рабочего процесса на конкретные мелкие задачи
• Разметки сущностей произведения
• Ведения внутренней вики
• Командной работы

Базовые возможности

Это популярный планировщик задач, который часто используется компаниями или фрилансерами для прозрачной организации своей внутренней кухни. Обычно задачи складываются в канбан-процесс, но это не единственный способ формирования рабочей среды, и далее мы рассмотрим несколько самых распространенных.

Базовое условие – кто-то должен быть садовником в огороде задач. Человек, который будет постоянно поддерживать порядок.

Типовая иерархия единиц информации внутри сервиса выглядит так:

1. Команда (группа досок)
2. Доска (проект)
3. Список (колонка с задачами)
4. Задача (карточка)

Важные и полезные возможности:

• Доступность со всех девайсов, облачное хранение.
• Мультиформатность инструмента. Одну доску вы ведете как задачи, вторую как вики, третью как список идей и так далее, в зависимости от ваших нужд и фантазии.
• Возможность даже на бесплатном тарифе выстроить систему доступов для участников при помощи копий досок и команд.
• Возможность наглядно распределить обязанности между участниками.
• Прикрепление файлов. В бесплатном тарифе ограничение на размер файлов 10Мб. Это становится актуальным в том случае, если вы делаете, например, арты и храните исходники к ним.
• Перекрестная разметка ссылками, метками и непосредственно текстом
• Чеклисты
• Возможность формировать расписание и сроки. Впрочем, в писательстве, думаю, это разве что для истинных воинов пера, сильных духом.

Не стоит рассматривать Трелло как аналог Ворда, куда можно складывать килограммы текста. Это более высокоуровневый инструмент, позволяющий организовывать свою деятельность, и именно в таком ключе стоит думать об этом.

Необходимо создать себе максимально комфортную среду, которая, появившись однажды, более не будет отвлекать внимание на себя и позволит заниматься целевой активностью. Я говорю о шаблоне проекта, который вы разворачиваете парой кликов, когда идея начинает обрастать подробностями и из карточки превращается в доску или команду.

Делайте шаблоны на всех уровнях: команда, доска, карточка, чеклист и метки. В тот момент, когда они понадобятся, просто создайте их копию и начинайте модифицировать под конкретную идею. Если какие-то элементы модификаций встречаются часто — вносите их в шаблон.

Синтаксис. Трелло использует Markdown, при помощи которого форматируется текст (гугл "синтаксис маркдаун"). Выделения, заголовки, таблицы и прочее.

Чеклисты. У каждой карточки может быть сколько угодно чеклистов, и их можно копировать. Используйте их как дополнительные стадии проработки и иные обязательные повторяющиеся процессы.

Метки. У меня со временем выработался один маленький признак: если в проекте появились метки — либо речь идет о стратегической доске с глубокой(!) степенью детализации, либо ты что-то делаешь не правильно. Метки являются дополнительным способом категоризации, часто избыточным. Подумайте сначала, как обойтись без них. Впрочем, и этот способ можно усложнить, если доска действительно крупная, а вам это действительно надо.

В первую очередь метки делите по цвету. У вас сразу получится комбо из двух пересечений — по количеству цветов и количеству категорий в них.

Хороший вариант третьего пересечения подсмотрел в чужом обзоре сервиса на Хабре. Так как в карточке можно делать обложки из картинки, можно картинки сделать текстовыми метками. В таком случае это и будет головной (самой важной) категорией меток, так как на экране визуально они будут самые большие.

Если и этого будет мало — делайте вложенность внутри текста меток. То есть название метки внутри цвета будет выглядеть как "Категория 1--> Категория 2". Например, проектируя структуру Ордена, я карточкам, которые касаются Ордена, присваивал метки с детализацией до конкретного отдела: "Уровень допуска 6 / Финансовый отдел". Но вообще, старайтесь не доводить дробление до такого способа, помните — чем глубже иерархия меток, тем сложнее ее поддерживать и ориентироваться в ней.

Организация писательских задач

Обрисуем базовый перечень этапов написания произведения:

• Список идей (беклог)
• В процессе
• Ждет публикации
• Опубликован (архив)

Это и есть наши колонки на доске. Опционально могут быть еще такие списки:

• Инбокс. Полезная колонка на сортировки входящих полезностей, на которые вы натыкаетесь в повседневной жизни. Увидели что-то важно для себя, отправили в Trello с компьютера или телефона.
• Сбор уже отсортированного материала (сама деятельность еще не начата, но идет активная фаза)
• В работу (работа по этой идее еще не начата, но она следующая в очереди)
• Подбор \ создание иллюстраций как отдельный этап
• Бета (если текст редактирует другой человек, можно настроить ему уведомления, которые будут прилетать по факту попадания карточки в эту колонку)
• Фаза активного фидбека (чеклист с конкретными действиями по взаимодействию с читателями)
• Архив. Может быть как отдельной колонкой, так и отдельной доской — все зависит от вашей продуктивности и склонности к упорядочиванию.

Процессную колонку мы тоже можем разделить на несколько, но делать это имеет смысл в том случае, если одновременно в работе у вас сразу много идей:

• По частям \ главам произведения
• По степени проработки (лор \ герои \ сюжет \ детализация текста \ чистовой текст)
• По разным и общим точкам (если у вас есть общие задачи сразу на несколько идей)
• По детализации произведения (общая хронология \ синопсис глав \ арки \ сцены \ диалоги)

Также есть смысл создания отдельных досок под справочники, перечни всех сущностей произведения. Это неочевидная функция Трелло — возможность линковать карточки между собой как внутри доски, так и между досками по принципу вики. Не пренебрегайте этим, в процессе работы вы неоднократно скажете себе спасибо за возможность провалиться в нужную карточку сразу же, не открывая дополнительные вкладки. В тот момент, когда вы указываете ссылку на другую карточку, в ней также появляется обратная ссылка, и остается только разместить ее в нужном месте текста.

В построении колонок важно не соблюдать чей-то шаблон, а настроить все таким образом, чтоб ваш рабочий поток лился, встречая минимальное количество ментальных препятствий. То есть это все очень индивидуально, вплоть до того, что я для каждого проекта выстраиваю свою уникальную производственную цепочку.

Все эти схемы я описываю, исходя из маленького объема произведения, типа рассказа или новеллы. Если работаете над чем-то большим, то возможно оно будет отдельной доской или даже целой связкой досок, объединенных отдельной командой. Вполне нормальная ситуация.

Здесь важно помнить вот что. В больших проектах мы неизбежно пытаемся разбить задачи по степени детализации проекта. Например, на тактические и стратегические. Не забывайте про бритву Оккама и не плодите сущности. Если одно событие нужно отметить в двух местах или более — это плохо, упрощайте структуру проекта, хоть это и потребует определенной доли фантазии.

Организация команды

Поговорим о кооперативной работе. Вы подготовили доски и определились с технической стороной организации процесса.

Основной залог достижения результата – регулярные подходы. Если нет воли проталкивать карточки по производственному пути, ничего не выйдет.

Есть несколько производственных методологий для работы с карточками.

1. Водопад. Работа разбивается на большие блоки и ведется последовательно всеми причастными.

2. Скрам. Один из вариантов гибких методолгий, где процесс бьется на короткие итерации, например, недельные. Каждый следующий спринт планируется заранее и не обязан быть связан с предыдущим. В целом это такая потогонка, когда вам реально важны сроки.

Трелло заточен под канбан, это метод улучшения методологии, применимый к обоим подходам. Подробнее не вижу смысла здесь описывать, так как к моменту, когда это действительно понадобится для совместной писательской работы, вы все равно будете вынуждены погружаться в теорию всех этих процессов. Я лишь обозначаю, куда копать.

На старте деятельность начинается с простой визуализации, чем вообще будете заниматься, для прозрачности среди всех участников. Есть фронты работ, есть конкретные задачи (проработать персонажа, найти материалы, написать текст и т.д.), есть ответственные. Если есть календарь публикаций, то есть и сроки.

Как только на доске участников становится больше одного, заведите привычку регулярно бекапить доски и складывать их в архив. На всякий случай.

Недостатки

1. Trello — это способ организации сначала себя самого, но сильно промежуточный. Если вы не готовы привнести его в свой регулярный режим, ничего не получится. А если готовы, то рассмотрите уровни организации повыше. Все же это в первую очередь менеджер задач, и, как полноценная среда или ядро вообще всей деятельности, в ряде вопросов не дотягивает. Но зато он простой для восприятия, и на нем хорошо учиться организации или формировать какие-то альфа-версии проектов.

2. Как я уже сказал, большинство из мною написанного в первую очередь применимо для коротких произведений. Если говорить о романе, я как следует подумал бы, выбирать ли Trello в качестве ядра проекта. Но это субъективно, просто на большом проекте я уже заметил, что приходится больше думать о том, КАК связать сущности между собой, вместо того, ЧТО связывать. В такие моменты я начинаю беситься, а это как правило не те эмоции, которые следует испытывать в работе.

3. Нет возможности откатить изменения. Если кто-то что-то удалил, восстанавливать придется руками из косвенных источников, если они были. Немного упрощает ситуацию наличие дополнения браузера "Trello Card History".

4. Систему доступов для соавторов можно сделать безопасной, но усложнение безопасности ведет к увеличению копий досок и команд, которые еще нужно поддерживать. Как вариант еще, попробуйте разбить работу в досках по степени доверия к соавторам.

Подытожим

Платная версия дает ряд преимуществ, их можно посмотреть на странице тарифов. Но я акцентирую внимание на том, что в большинстве случаев можно обойтись бесплатным тарифом.

Целесообразность. Трелло – способ держать всю свою деятельность в одном месте, но вряд ли окончательный и точно не единственный. Если это первый опыт после Ворда, то стоит попробовать, чтобы понять, как вообще может быть. Если не первый – возможно подойдет из-за простоты интерфейса, а добротных бесплатных не так много.

Надежность. В 2017 Трелло стал собственностью Atlassian, что дает основания рассчитывать на долгое существование продукта. В крайнем случае, даже если Atlassian решит прикрыть сервис, возможен органичный переход в другие их продукты, такие как Jira и Confluence. Это один из вариантов, куда расти дальше, если надо выйти на профессиональный уровень.

Удачи всем в писательском ремесле и помните, что сегодня у автора есть гораздо больше возможностей, чем у его коллег по цеху даже каких-то 20-30 лет назад.